Términos del servicio

Notificado presta a abogados y firmas un servicio de notificación electrónica con constancia de entrega: envío de mensajes de datos, registro de los eventos de entrega y conservación de la evidencia, según el método de evidencia publicado. El servicio lo opera VENOMTECH S.A.S., sociedad colombiana identificada con NIT 901.991.367-7 (correo admin@notificado.co, teléfono +57 333 227 3151).

Abogados con tarjeta profesional vigente y las firmas u oficinas para las que trabajan. Podemos verificar la tarjeta profesional y suspender cuentas cuya información no sea veraz.

• La veracidad de la dirección electrónica del destinatario y de la declaración sobre su procedencia (art. 8, inc. 2, Ley 2213 de 2022).
• El contenido de los mensajes y documentos que envía.
• Usar el servicio solo para fines lícitos y para notificaciones propias de su ejercicio profesional.
• Custodiar sus credenciales de acceso.

Enviamos el mensaje, registramos los eventos de entrega y conservamos la evidencia según el método de evidencia vigente. No garantizamos que el destinatario lea el mensaje: una apertura es solo un indicio. La constancia no es emitida por una entidad de certificación digital acreditada ni por un operador postal, y Notificado no presta asesoría jurídica. La validez de cada notificación la determina el juez.

Al aprobar la verificación de la tarjeta profesional de un abogado, acreditamos 10 créditos de prueba, que vencen 90 días después de la aprobación. La prueba se da una sola vez por persona, en la primera de las firmas u oficinas de ese abogado que aún no haya recibido una, y cada firma u oficina recibe una sola prueba, cualquiera que sea el número de sus abogados. La prueba no le obliga a comprar.

• Los créditos de prueba no tienen valor en dinero: no se venden, no se reembolsan en dinero y no se transfieren a otra firma.
• Podemos cambiar la cantidad o el plazo de la prueba para las cuentas nuevas. Los créditos ya acreditados conservan su cantidad y su vencimiento.
• Una notificación enviada con créditos de prueba tiene la misma evidencia, la misma conservación y el mismo respaldo que cualquier otra.
• Cuando sus créditos se acaban o vencen, sigue entrando a su cuenta y descargando sus constancias y paquetes de evidencia. Para enviar de nuevo necesita un paquete o un plan.

Se consume un crédito por destinatario, sea de prueba, de un paquete o de un plan.

• Destinatarios no enviados: si el servicio de correo rechaza a un destinatario y el mensaje no se le envía, su crédito se devuelve automáticamente.
• Fallas nuestras: si un envío falla por causa imputable a Notificado, le devolvemos los créditos y, si eran pagados y usted lo pide, su valor.

Los créditos se compran en paquetes prepagados o llegan con un plan (sección siguiente). Los paquetes se pagan por adelantado, en línea, por medio de nuestra pasarela de pagos, a los precios publicados en la página de precios. Antes de pagar le mostramos el precio con IVA incluido y el plazo de vigencia.

• Acreditación: los créditos de un paquete se acreditan cuando la pasarela aprueba el pago. Un pago rechazado o anulado no acredita créditos.
• Vigencia: los créditos de un paquete vencen 12 meses después de la aprobación del pago, al final de ese día en hora de Colombia.
• Factura electrónica: por cada pago aprobado emitimos, por medio de nuestro proveedor de facturación, la factura electrónica de venta de la DIAN, con los datos de facturación que usted indica al pagar o a consumidor final, si así lo elige. La factura lleva los datos registrados al momento del pago: un cambio posterior en sus datos no la modifica. Puede descargarla en Facturación.
• Retracto: puede retractarse de la compra en línea de un paquete que no haya usado en absoluto dentro de los 5 días hábiles siguientes a la compra, escribiendo a facturacion@notificado.co. Le devolvemos lo pagado dentro de los 15 días calendario siguientes, por el mismo medio de pago o por otro que usted prefiera. No procede para un paquete ya usado en parte, porque la prestación del servicio comenzó con su acuerdo.
• Reembolsos: cuando le devolvemos un pago, retiramos los créditos sin usar que ese pago acreditó, en la proporción de lo devuelto, y emitimos la nota crédito electrónica que corresponde.
• Los créditos usados o vencidos no se reembolsan.

Estas reglas se aplican sin perjuicio de los derechos de quien tenga la calidad de consumidor según la Ley 1480 de 2011.

Un plan es una suscripción que le da cada mes una cantidad de créditos y el número de usuarios y el acceso a la API que indica la página de precios para ese plan, al precio publicado allí. Se paga por mes o por año; el pago anual cuesta 10 meses y cubre 12.

• Créditos del plan: los de cada mes vencen al terminar ese mes y no se acumulan para el siguiente. En el pago anual se acreditan mes a mes.
• Destinatarios adicionales: si en un periodo de cobro se le acaban los créditos, puede seguir enviando hasta el doble de los créditos mensuales de su plan. Cada destinatario adicional se cobra al precio de destinatario adicional publicado para su plan, más IVA, al cerrar ese periodo.
• Cobro: el primer periodo empieza el día en que se suscribe y se cobra de inmediato; los créditos llegan cuando el pago se aprueba. Cada periodo siguiente empieza el mismo día del mes (o del año), se renueva automáticamente y se cobra al empezar: a la tarjeta o la cuenta Nequi que usted registró para el cobro automático o, si eligió pagar cada periodo, con un enlace de pago que le enviamos por correo.
• Pago no aprobado: si el cobro de un periodo no se aprueba, lo intentamos de nuevo, o le enviamos de nuevo el enlace, 1, 3 y 7 días después. Si ninguno se aprueba, el plan termina. Los créditos ya acreditados se conservan hasta su vencimiento.
• Cambio de plan: con pago mensual, pasar a un plan mayor se aplica de inmediato y se cobra la diferencia en proporción al tiempo que queda del periodo, con los créditos en la misma proporción; pasar a un plan menor se aplica desde el periodo siguiente. Con pago anual, el plan y la forma de pago se mantienen hasta el final del año pagado.
• Cancelación: puede cancelar su plan cuando quiera, desde Facturación, sin permanencia ni penalidad. La cancelación se hace efectiva al final del periodo ya pagado: hasta entonces conserva el plan y sus créditos, y después no se le cobra de nuevo. Mientras el periodo no termine, puede deshacerla.
• Pago anual: si cancela un plan anual, sigue recibiendo los créditos de cada mes hasta el final del año pagado. No devolvemos la parte del año que no use, salvo por retracto.
• Precio: cada periodo se cobra al precio del plan vigente cuando ese periodo empieza, y el precio de un periodo ya empezado no cambia. Si cambiamos el precio de su plan, se lo avisaremos por correo al menos 30 días calendario antes del periodo en que se aplique, y podrá cancelar antes de que empiece.
• Retracto: puede retractarse de la primera compra de un plan dentro de los 5 días hábiles siguientes al pago, si no ha usado ninguno de sus créditos, escribiendo a facturacion@notificado.co. Le devolvemos lo pagado dentro de los 15 días calendario siguientes, retiramos los créditos del plan y cancelamos el plan, sin nuevos cobros.
• Factura electrónica: cada cobro de un plan, incluidos los cambios de plan y los destinatarios adicionales, lleva su factura electrónica, como se explica en la sección anterior.

Un plan pactado por contrato con su firma se rige por ese contrato en lo que este disponga distinto. Lo demás de la sección anterior, incluida la reserva de la Ley 1480 de 2011, se aplica también a los planes.

Un archivo que no cabe como adjunto puede enviarse por enlace de descarga cuando esa opción esté habilitada para su firma, lo que requiere un medio de pago registrado. El mensaje lista el archivo con su nombre, su tamaño y su huella SHA-256, y cada destinatario lo descarga desde su enlace individual.

• Cargo: además del crédito por destinatario, se consume un crédito por cada 10 MB o fracción del tamaño total de esos archivos, por cada destinatario. Antes de enviar le mostramos el total. Cada archivo puede pesar hasta 2 GB.
• Créditos pagados: el cargo por archivos se paga con créditos de un paquete o de un plan. Los créditos de prueba pagan el crédito por destinatario, pero no este cargo.
• Reembolso: el cargo cubre la conservación del archivo durante el plazo indicado en la sección de conservación y no se reembolsa una vez enviada la notificación. Si el envío falla, los créditos del cargo se devuelven con los demás, como indica la sección de créditos y pagos.
• Análisis y suspensión: antes de permitir el envío analizamos cada archivo en busca de software malicioso y podemos rechazarlo. Podemos suspender la entrega de un archivo ya enviado cuando sirva para suplantación o fraude, contenga software malicioso o lo ordene una autoridad. La suspensión queda registrada en la evidencia de la notificación.

Corresponde al juez del proceso decidir si la entrega de un documento por enlace satisface el artículo 8 de la Ley 2213 de 2022.

Puede usar el servicio desde la API (/v1) y desde asistentes de IA conectados por MCP, con los tokens y las conexiones que se emiten en Cuenta → API.

• Cada token o conexión actúa con los alcances que usted elige y se atribuye a su cuenta: lo que se haga con él es de su responsabilidad. Custódielo como una contraseña y revóquelo si se expone.
• Ningún token ni asistente envía una notificación por su cuenta: puede prepararla y pedir el envío, pero el envío lo confirma en el panel una persona de su firma.
• Aplican los límites de uso publicados en la documentación. Podemos limitar o suspender un token que ponga en riesgo el servicio o a terceros, y se lo informaremos.
• Un cambio que rompa una integración que funciona sale como una versión nueva de la API, anunciada antes en su registro de cambios, con la versión anterior disponible al lado.

La evidencia de cada notificación se conserva al menos 10 años contados desde que se genera, en almacenamiento que no permite borrarla ni modificarla, también después de que usted cierre su cuenta. Por eso no es posible eliminarla antes de que venza ese plazo, tampoco a solicitud suya o del destinatario. Esto es una condición del servicio: sin ella la constancia perdería su valor.

Un archivo enviado por enlace de descarga se conserva 10 años contados desde el envío y después se elimina, previo aviso a la firma. Su huella SHA-256 permanece en la evidencia de la notificación.

Un proceso puede durar más que ese plazo. Descargue y conserve el paquete de evidencia (.zip) de cada notificación: se verifica sin conexión y sin depender de Notificado.

Procuramos que el servicio esté disponible de forma continua, pero no respondemos por fallas de los servidores de correo del destinatario ni por causas ajenas a nuestro control.

Si una constancia es controvertida en un proceso, a su solicitud y sin costo le entregamos el paquete de evidencia, una explicación técnica escrita de sus registros y las respuestas a lo que el despacho o un perito pregunten sobre ellos. Es una obligación de medio: la validez de la notificación la decide el juez, y no respondemos por esa decisión.

Nuestra responsabilidad total frente a usted por cualquier reclamación relacionada con el servicio se limita al mayor de estos dos valores: lo que usted nos pagó en los 12 meses anteriores al hecho que la origina, o un millón de pesos colombianos (COP 1.000.000). Ese mínimo aplica también si usted solo ha usado créditos de prueba. No respondemos por lucro cesante ni por daños indirectos. Estos límites no se aplican en caso de dolo o culpa grave, ni a las obligaciones que la ley no permite limitar, como los deberes de protección de datos personales.

Esta sección y las dos siguientes son el contrato de transmisión de datos personales del artículo 25 del Decreto 1377 de 2013 (Decreto 1074 de 2015, art. 2.2.2.25.5.2) entre usted, o la firma u organización a cuyo nombre acepta estos términos, y VENOMTECH S.A.S. Quien acepta en nombre de una organización declara que tiene facultad para obligarla. En lo relativo a esos datos, estas tres secciones prevalecen sobre el resto de los términos.

• Calidad de las partes: frente a los datos de los destinatarios de sus notificaciones y de las demás personas que aparecen en los mensajes y documentos que usted carga, usted es el responsable del tratamiento y VENOMTECH S.A.S. es el encargado (Ley 1581 de 2012, art. 3). Frente a los datos de su cuenta y de sus usuarios, VENOMTECH S.A.S. es responsable, según la política de tratamiento de datos.
• Datos: nombre y dirección electrónica del destinatario; asunto, cuerpo y documentos del mensaje; los soportes de cómo obtuvo la dirección; los eventos de entrega que informan los servidores de correo, con su registro original; y la dirección IP y el navegador registrados al abrir el enlace personal, descargar documentos o acusar recibo, siempre como indicios.
• Datos sensibles o de menores: si los documentos del proceso los contienen, usted decide si incluirlos y responde por su minimización. No los buscamos, no los extraemos ni los clasificamos.
• Finalidad única: congelar el mensaje y calcular sus huellas, obtener sellos de tiempo sobre esas huellas, enviarlo, registrar sus eventos en una cadena de solo inserción, emitir la constancia y el paquete de evidencia, permitir su verificación pública (que no muestra datos del destinatario más allá de lo necesario), conservar la evidencia y dar soporte técnico. No usamos esos datos para fines propios: ni publicidad, ni perfilamiento, ni venta, ni entrenamiento de modelos de inteligencia artificial, y no los combinamos con otras bases de datos, salvo la lista técnica de direcciones que rebotaron o se quejaron, que solo sirve para no volver a enviarles.
• Instrucciones: sus instrucciones son las notificaciones que redacta, confirma y envía, y la configuración de su cuenta. Si una instrucción nos parece contraria a la ley, se lo diremos y podremos abstenernos de ejecutarla mientras se aclara. Si la ley o una autoridad nos obliga a tratar o entregar datos de otra forma, se lo informaremos antes, salvo que la ley o la autoridad lo prohíban.
• Transmisión internacional: los datos se alojan en Estados Unidos, y los sellos de tiempo se piden también a una autoridad en Alemania, que solo recibe huellas. Con este contrato, esa transmisión no requiere informar al titular ni pedir su consentimiento (Decreto 1377 de 2013, art. 24).

Usted se obliga a:

• Contar con una base legal para tratar los datos de cada destinatario. En la notificación judicial suele ser la providencia que ordena notificar y los artículos 6 y 8 de la Ley 2213 de 2022 (Ley 1581 de 2012, art. 10, lit. a).
• Suministrarnos solo datos veraces, completos y cuyo tratamiento esté permitido, y avisarnos de las rectificaciones y de los reclamos en trámite sobre ellos.
• Tener su propia política de tratamiento de datos y atender, con nuestro apoyo, las consultas y los reclamos de los titulares.

VENOMTECH S.A.S. se obliga a:

• Tratar los datos solo por cuenta suya y para la finalidad descrita, conforme a los principios de la Ley 1581 de 2012, a la política de tratamiento que usted haya fijado y a lo que los titulares, la ley o la orden judicial permitan.
• Cumplir los deberes del encargado del artículo 18 de la Ley 1581 de 2012; entre ellos, garantizar el ejercicio del hábeas data, conservar los datos con seguridad, actualizar lo que usted reporte dentro de los 5 días hábiles siguientes y mantener un manual interno de políticas y procedimientos.
• Guardar confidencialidad: no revelamos los datos a terceros, salvo a los proveedores de la lista, a la autoridad que lo ordene legalmente o por instrucción suya. Solo el personal que lo necesita para prestar el servicio, dar soporte o atender un incidente puede ver esos datos. En la consola administrativa entra con verificación en dos pasos y según su rol, y cada consulta queda registrada. Esta obligación sigue vigente mientras conservemos los datos.
• Seguridad: almacenamiento de escritura única para la evidencia, cadena de eventos de solo inserción verificada cada noche, cifrado en tránsito hacia los proveedores que reciben datos personales, separación de los datos de cada organización y copias de respaldo, como lo describen el método de evidencia y la política de privacidad.
• Proveedores: usted nos autoriza a apoyarnos en los proveedores de la lista publicada en la política de tratamiento de datos (sección Transferencias y transmisiones), con su país y su función. Les exigimos obligaciones de seguridad y confidencialidad no inferiores a las de este contrato y respondemos por ellos. Antes de incorporar un proveedor que trate datos personales, o de cambiar su país, se lo avisaremos por correo y en esa lista con al menos 15 días calendario de antelación, salvo una urgencia de seguridad o de continuidad, en cuyo caso le avisaremos tan pronto como sea posible. Si usted se opone por razones fundadas de protección de datos, puede terminar el servicio sin penalidad.

• Solicitudes de los titulares: si un titular nos presenta una consulta o un reclamo sobre datos que tratamos por cuenta suya, se lo trasladamos dentro de los 2 días hábiles siguientes y se lo informamos al titular (Ley 1581 de 2012, art. 15). Le damos sin costo la información que necesite para responder en los plazos legales, y marcamos el dato como «reclamo en trámite» dentro de los 2 días hábiles siguientes a que usted nos informe un reclamo.
• Incidentes de seguridad: si un incidente afecta esos datos, se lo avisamos sin dilación indebida y a más tardar dentro de las 24 horas siguientes a confirmarlo, por el correo de su cuenta y en el panel, con lo que se sepa de su naturaleza, de los datos y titulares afectados, de sus consecuencias probables y de las medidas tomadas, y completamos el aviso a medida que tengamos más información. Lo reportamos a la Superintendencia de Industria y Comercio dentro de los 15 días hábiles siguientes a detectarlo y le entregamos lo que usted necesite para su propio reporte. No alteramos ni borramos registros ni evidencia para contener un incidente.
• Evidencia: se conserva según la sección Conservación de la evidencia y no se suprime antes de que venza ese plazo, tampoco a solicitud de un titular. Cuando un titular pida suprimirla, usted le responde con la base legal de la conservación (Decreto 1377 de 2013, art. 11) y nosotros le entregamos el texto de apoyo.
• Verificación: una vez al año, o después de un incidente o de un requerimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio, le entregamos a su solicitud escrita la información que muestra que cumplimos este contrato: el manual interno, la descripción de las medidas de seguridad y la lista de proveedores.
• Fin del encargo: si usted cierra su cuenta o termina el servicio, dejamos de enviar notificaciones por cuenta suya, y usted puede descargar sus paquetes de evidencia durante 90 días calendario desde el cierre. Después suprimimos los datos que no son evidencia (borradores, documentos cargados que no se enviaron, registros operativos) en los plazos del manual interno. La evidencia se conserva hasta que venza su plazo y luego se suprime, salvo que la ley o una autoridad exijan conservarla más tiempo.
• Vigencia: estas obligaciones rigen desde que usted acepta estos términos y mientras conservemos datos suyos. Las de confidencialidad, solicitudes de los titulares, incidentes y conservación subsisten después del cierre de la cuenta.

Cada versión de estos términos tiene un número de versión y una fecha de vigencia, que se muestran al inicio de esta página. Registramos la versión que usted aceptó y le pediremos aceptar de nuevo cuando cambien condiciones sustanciales. Las versiones anteriores siguen publicadas desde la 2026-09-v3, sin cambios salvo los datos no confirmados que cada copia señala; las anteriores a esa se las enviamos a quien las pida en admin@notificado.co.

Estos términos se rigen por la ley colombiana. Si surge una controversia, le invitamos a escribirnos primero para intentar resolverla directamente dentro de los 30 días siguientes. Si no se resuelve, la conocerán los jueces competentes de la República de Colombia según las reglas del Código General del Proceso. Quien tenga la calidad de consumidor conserva, además, la vía ante la Superintendencia de Industria y Comercio. Estos términos se publican en español y en inglés; si las dos versiones difieren, prevalece la versión en español. Contacto: admin@notificado.co, +57 333 227 3151.