Cómo notificar una demanda por correo electrónico (art. 8, Ley 2213 de 2022)

1. Cuándo aplica el artículo 8

   La Ley 2213 de 2022, promulgada el 13 de junio de 2022 (D.O. 52.064), hizo permanente el Decreto Legislativo 806 de 2020. Su artículo 8 permite que las notificaciones que deban hacerse personalmente se efectúen con el envío de la providencia como mensaje de datos a la dirección electrónica o sitio que suministre el interesado, sin necesidad de previa citación ni de aviso físico o virtual.

   El parágrafo 1 extiende la regla a cualquier actuación: pruebas extraprocesales, procesos declarativos, declarativos especiales, monitorios, ejecutivos o de cualquier otra naturaleza.

   El artículo 8 convive con la notificación de los artículos 291 y 292 del Código General del Proceso, pero son dos regímenes distintos, cada uno con sus propios requisitos, y la Corte Suprema ha advertido que no deben mezclarse (STC7684-2021, STC11127-2022). En lo contencioso administrativo rige una regla propia (CPACA art. 199, modificado por la Ley 2080 de 2021) que esta guía no cubre.

2. Los requisitos, uno por uno

   Del texto del artículo 8 salen cinco cargas para quien notifica:

   • Enviar la providencia (el auto admisorio o el mandamiento de pago) como mensaje de datos a la dirección del demandado (inciso 1).
   • Enviar por el mismo medio los anexos que deban entregarse para el traslado: la demanda, sus anexos y, si lo hubo, el escrito de subsanación (inciso 1).
   • Afirmar bajo la gravedad del juramento que la dirección corresponde a la utilizada por la persona a notificar (inciso 2).
   • Informar la forma como se obtuvo la dirección (inciso 2).
   • Allegar las evidencias correspondientes, particularmente las comunicaciones remitidas a la persona por notificar (inciso 2).

   La Corte Suprema ha dicho que esos son los únicos requisitos: la Sala Civil en la STC16733-2022 y la Sala Laboral en la STL7023-2023 («no precisa ningún requisito adicional»). Exigir otros, como anulaba un tribunal en el caso de la STC4737-2023, es exceso ritual manifiesto.

   Si la demanda y sus anexos ya se habían enviado al demandado al radicarla, el artículo 6 dispone que la notificación personal se limita al envío del auto admisorio.

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3. El juramento sobre la dirección y cómo se obtuvo

   El juramento «se entenderá prestado con la petición»: no requiere una fórmula aparte y puede constar en la demanda. Aun así, es prudente repetirlo en el memorial con el que se informa la notificación al juzgado, junto con la forma como se obtuvo la dirección.

   Las fuentes más frecuentes son las comunicaciones previas entre las partes, el registro mercantil en la cámara de comercio, el RUT, el contrato suscrito y la página web oficial del demandado. La Corte Constitucional, en la T-404/2025, tuvo por válida la notificación enviada a la dirección inscrita en el RUT del demandado en un proceso no tributario.

   El parágrafo 2 permite al juez pedir información de direcciones a cámaras de comercio, superintendencias y entidades, o usar las publicadas en páginas web o redes sociales. La Corte Constitucional precisó en la C-420/2020 que esa búsqueda en la web solo opera, en principio, para personas naturales que no figuran en ningún registro público.

   Las evidencias de la fuente se allegan con la notificación: correos anteriores en su formato original, capturas, el documento del registro mercantil o del RUT, el contrato.

4. Qué cuenta como entrega: acuse o acceso

   El inciso 3 dice que los términos empiezan a contarse cuando el iniciador recepcione acuse de recibo o se pueda por otro medio constatar el acceso del destinatario al mensaje. Es el condicionamiento que la Corte Constitucional fijó en la C-420/2020 y que la Ley 2213 incorporó al texto.

   Para la Corte Suprema, el acuse «no es otra cosa que la constatación de que la misiva llegó a su destino», y puede probarse con libertad: un acuse voluntario del destinatario, un acuse automático o un sistema de confirmación del recibo, la constancia de una empresa de servicio postal autorizada, o documentos aportados por el demandante (STC16733-2022). La aceptación del mensaje por el servidor de correo del destinatario es una comunicación automatizada de ese tipo (Ley 527 de 1999, arts. 20, 21 y 24).

   No se exige probar que el demandado abrió el correo. La Corte Suprema, en la sentencia de 3 de junio de 2020 (rad. 11001-02-03-000-2020-01025-00), explicó que atar la notificación a la apertura dejaría su eficacia al arbitrio del receptor. La apertura y la descarga sirven como indicios complementarios.

   Un rebote definitivo, en cambio, significa que el mensaje no llegó: no hay notificación, y lo que corresponde es corregir la dirección y volver a enviar.

5. Surtida a los dos días hábiles, y desde cuándo corre el término

   Según el inciso 3, la notificación personal se entiende realizada una vez transcurridos dos días hábiles siguientes al envío del mensaje. La Corte Suprema distingue dos momentos (STC10689-2022, y en unificación de criterio la STC8435-2023):

   • La notificación surtida: por presunción legal, dos días hábiles después del envío.
   • El inicio del término de traslado o de contestación: por regla general, el día hábil siguiente, salvo que el demandante o el juez adviertan que el mensaje no se entregó, o que quien alega la nulidad proponga el debate probatorio sobre la recepción.

   Los días hábiles excluyen sábados, domingos, festivos (Ley 51 de 1983) y los días de vacancia judicial o en que el despacho permanezca cerrado (CGP art. 118).

   Algunos despachos cuentan desde el acuse de recibo. Por eso toda fecha calculada debe tratarse como un estimado, y el término de cada providencia es el que ella misma indique.

   Calcular la notificación surtida y el término

6. Qué allegar al juzgado

   Hecho el envío, el apoderado informa la notificación al despacho con un memorial. Conviene que incluya:

   • La referencia del proceso: juzgado, radicado de 23 dígitos, partes y clase de proceso.
   • La fecha y hora del envío en hora legal de Colombia, la dirección de destino y la providencia remitida con su fecha, más la lista de anexos.
   • El juramento sobre la dirección y la forma como se obtuvo.
   • Las evidencias de la dirección.
   • La constancia de envío y entrega, con el mensaje en su formato original (.eml), que es como el art. 247 del CGP valora un mensaje de datos.
   • El cómputo: la fecha en que se entiende surtida la notificación y desde cuándo corre el término.

   El memorial se remite desde el correo inscrito en el Registro Nacional de Abogados (Ley 2213, arts. 3 y 5; los despachos lo cotejan, como recuerda la STC3134-2023), con copia a los demás sujetos procesales que tengan canal conocido (art. 3).

   El juez no puede exigir al demandante una constancia de entrega o de acuse de recibo so pena de desistimiento tácito: la recepción se discute en la nulidad, y es allí donde las pruebas cobran importancia (STC8435-2023).

7. Si el demandado alega nulidad

   El inciso 5 exige a quien se considere afectado manifestar bajo juramento, al pedir la nulidad, que no se enteró de la providencia, además de cumplir los artículos 132 a 138 del CGP. Ese juramento no basta por sí solo: el juez debe valorar integralmente la actuación y las pruebas (C-420/2020).

   La causal es la del art. 133 numeral 8 del CGP, y el art. 134 permite alegarla incluso después de la sentencia o durante la ejecución. La falta de notificación también abre el recurso de revisión (CGP arts. 355 y 356), con un plazo máximo de cinco años.

   Por eso la prueba de la notificación debe conservarse completa y verificable durante años: el mensaje original, la aceptación del servidor de destino, las huellas de los archivos y la hora de cada evento.

8. Errores que conviene evitar

   • Mezclar el artículo 8 con el citatorio o el aviso de los artículos 291 y 292 del CGP.
   • Enviar la providencia sin los anexos del traslado.
   • Informar una dirección sin decir cómo se obtuvo ni aportar las evidencias.
   • Aportar solo una captura de «enviado» cuando el demandado jura que el mensaje nunca llegó: es la línea de la STC690-2020 y del párrafo 350 de la C-420/2020.
   • Seguir adelante después de un rebote.
   • Omitir en el mensaje la fecha de la providencia y cuándo se entiende surtida la notificación. No es un requisito del artículo 8 (STC4737-2023), pero incluirlo no cuesta nada y quita un argumento.

Resumen informativo, no es asesoría jurídica. La validez de cada notificación la determina el juez del proceso. Publicado el 26 de septiembre de 2026