¿Es obligatorio el correo certificado para notificar una demanda?

Del texto del artículo salen estas cargas para quien notifica:

• Enviar la providencia como mensaje de datos a la dirección electrónica o sitio de la persona por notificar, con los anexos que deban entregarse para el traslado (inciso 1).
• Afirmar bajo la gravedad del juramento que esa dirección corresponde a la utilizada por la persona por notificar (inciso 2).
• Informar la forma como la obtuvo (inciso 2).
• Allegar las evidencias correspondientes, particularmente las comunicaciones remitidas a esa persona (inciso 2).

La Corte Suprema de Justicia ha dicho que el juramento, la forma de obtención y la prueba son los únicos requisitos (STC16733-2022, STL7023-2023).

La notificación se entiende realizada una vez transcurridos dos días hábiles siguientes al envío del mensaje (inciso 3). Un rebote definitivo significa que el mensaje no llegó: no hay notificación, y corresponde corregir la dirección y enviar de nuevo.

Guía del artículo 8STC16733-2022STL7023-2023

La Corte Suprema de Justicia lo ha dicho así:

• STC8435-2023, que la relatoría marca como unificación de criterio: el juez no puede exigir al demandante una constancia de entrega o un acuse de recibo so pena de desistimiento tácito, porque ello «obliga a las partes a acudir a servicios de mensajería certificada, exigencia que no se deduce de las normas».
• STC16733-2022: rige la libertad probatoria, porque «el legislador no impuso tarifa demostrativa alguna». La recepción puede probarse con un acuse voluntario o automático, con la constancia de una empresa de servicio postal o con documentos del demandante.
• STL7023-2023, de la Sala de Casación Laboral: los únicos requisitos son los tres del inciso 2 del artículo 8 de la Ley 2213 de 2022, y esa ley no precisa ningún requisito adicional.
• STC10279-2024: enviar el auto admisorio desde un correo distinto al indicado en la demanda o al inscrito en el Registro Nacional de Abogados «en nada afecta a la notificación» si se logró el enteramiento efectivo; exigir requisitos adicionales es un error.

La recepción efectiva se debate en la nulidad (STC8435-2023).

Son sentencias de tutela: obligan a las partes de cada caso, y la Corte las trata como criterio orientador para los jueces (STC8435-2023).

STC8435-2023STC16733-2022STL7023-2023STC10279-2024

En el proceso civil es la vía de los arts. 291 y 292 del Código General del Proceso: el citatorio y el aviso se envían por una empresa de servicio postal autorizada. Al juzgado llega la copia de la comunicación cotejada y sellada y la constancia de entrega que expide la empresa de servicio postal (CGP art. 291, num. 3).

Hay casos en los que esa vía es la indicada, y la decisión es de quien lleva el proceso:

• No hay una dirección electrónica de la persona por notificar, o no es posible sustentar cómo se obtuvo.
• El juzgado que conoce el proceso, o su cliente, piden ese medio.

En esos casos Notificado no es la herramienta. Lo que conviene cuidar es no mezclar los regímenes: una notificación se hace por el art. 8 de la Ley 2213 de 2022 o por los arts. 291 y 292, con los requisitos de la vía elegida (STC7684-2021, STC11127-2022).

Arts. 291 y 292 del CGP frente al art. 8¿Cuándo pide el CGP correo certificado?Correo electrónico certificado: ¿qué exige la ley?

Rige la libertad probatoria: el acuse de recibo es la constatación de que la misiva llegó a su destino, y puede probarse con un acuse voluntario o automático, una constancia de empresas de servicio postal autorizadas o documentos aportados por el demandante. Las capturas de pantalla son válidas como prueba, y los mensajes de datos se aportan en el mismo formato en que fueron generados (STC16733-2022).

El inciso 4 del art. 8 dice que «se podrán implementar o utilizar sistemas de confirmación del recibo de los correos electrónicos o mensajes de datos»: son una opción, no un requisito. Notificado es un sistema de confirmación del recibo como el que prevé el art. 8 (inc. 4) de la Ley 2213 de 2022.

No se exige probar que el demandado abrió el correo. Un rebote definitivo, en cambio, significa que el mensaje no llegó: no hay notificación, y lo que corresponde es corregir la dirección y volver a enviar.

Si el demandado pide la nulidad, para ese debate sirve el comprobante: el mensaje original, la aceptación del servidor de destino, las huellas de los archivos y la hora de cada evento.

STC16733-2022Método de evidenciaVerificar una constancia

La norma de cada vía dice cuándo se entiende surtida la notificación. El costo depende de quién presta el servicio.

Norma que la rige

Por el art. 8, con Notificado: Art. 8 de la Ley 2213 de 2022: la providencia se envía como mensaje de datos a la dirección electrónica del destinatario

Por los arts. 291 y 292 del CGP, por servicio postal: Arts. 291 y 292 del CGP: citatorio y aviso por una empresa de servicio postal autorizada. Son dos vías válidas, cada una con sus requisitos, y no se mezclan

Cuándo se entiende surtida

Por el art. 8, con Notificado: Dos días hábiles después del envío del mensaje (art. 8, Ley 2213 de 2022)

Por los arts. 291 y 292 del CGP, por servicio postal: La personal, cuando el citado comparece al juzgado; la que se hace por aviso, al finalizar el día siguiente al de su entrega (CGP arts. 291 y 292)

Costo por destinatario

Por el art. 8, con Notificado: Entre $ 800 y $ 1.290 + IVA, según el paquete

Por los arts. 291 y 292 del CGP, por servicio postal: La tarifa de la empresa de servicio postal que usted contrate

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