Constancia de envío de correo electrónico en la notificación
Constancia de envío de correo electrónico en la notificación: qué piden el artículo 291 del CGP y la Ley 2213 de 2022, y cómo se prueba luego la entrega.
La constancia de envío de un correo electrónico
Cuando se conozca la dirección electrónica de quien deba ser notificado, el artículo 291 del Código General del Proceso dispone que la comunicación podrá remitirse por el Secretario o el interesado por medio de correo electrónico, que se presumirá que el destinatario ha recibido la comunicación cuando el iniciador recepcione acuse de recibo, y que en este caso se dejará constancia de ello en el expediente y se adjuntará una impresión del mensaje de datos. Esa constancia del envío por correo electrónico queda, entonces, en el expediente.1
En cualquier jurisdicción, incluido el proceso arbitral y las autoridades administrativas que ejerzan funciones jurisdiccionales, salvo cuando se soliciten medidas cautelares previas o se desconozca el lugar donde recibirá notificaciones el demandado, el demandante, al presentar la demanda, simultáneamente deberá enviar por medio electrónico copia de ella y de sus anexos a los demandados. El secretario o el funcionario que haga sus veces velará por el cumplimiento de este deber, sin cuya acreditación la autoridad judicial inadmitirá la demanda.2
La constancia de la empresa de servicio postal
La empresa de servicio postal deberá cotejar y sellar una copia de la comunicación, y expedir constancia sobre la entrega de esta en la dirección correspondiente. Ambos documentos deberán ser incorporados al expediente.1
Para el aviso del artículo 292 del Código General del Proceso, la empresa de servicio postal autorizado expedirá constancia de haber sido entregado el aviso en la respectiva dirección, la cual se incorporará al expediente, junto con la copia del aviso debidamente cotejada y sellada.3
Lo que han dicho las cortes
Rige la libertad probatoria: el acuse de recibo es la constatación de que la misiva llegó a su destino, y puede probarse con un acuse voluntario o automático, una constancia de empresas de servicio postal autorizadas o documentos aportados por el demandante. Así lo señaló la Corte Suprema de Justicia en la sentencia STC16733-2022.4
La Corte Suprema de Justicia, en la sentencia STC8435-2023, señaló que el juez no puede exigir al demandante una constancia de entrega o de acuse de recibo so pena de desistimiento tácito: esa exigencia contraría la buena fe y no se deduce de las normas.5
La constancia de entrega de Notificado
Cuando llegan los eventos de entrega, Notificado emite la constancia: un PDF con los datos del envío, las huellas, los eventos y los sellos, con firma electrónica (PAdES) y con un código QR que lleva a la página de verificación. Cualquier persona puede verificar una constancia de Notificado (la suya o la que presentó la contraparte) sin cuenta y sin ver el contenido del mensaje ni los datos de los destinatarios.6, 7
La validez de la notificación y el cómputo de términos los decide el juez del proceso.8
cómo aportar la constancia con el memorialcómo verificar una constanciacómo se registra y se verifica la evidencia
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si no se conoce el canal digital del demandado?
El artículo 6 de la Ley 2213 de 2022 dispone que, de no conocerse el canal digital de la parte demandada, se acreditará con la demanda el envío físico de la misma con sus anexos.2
¿Cómo se aporta al juzgado la constancia de Notificado?
Adjunte al correo de radicación el mismo archivo que descargó. No lo imprima y escanee, no lo «guarde como» desde otro programa y no lo una con otros PDF: cualquiera de esas operaciones produce un archivo con otra huella, y la firma deja de verificarse sobre él.8
¿Una apertura del correo demuestra que el destinatario lo leyó?
No. El estado opened indica que se cargó una imagen de seguimiento: es siempre un indicio, nunca prueba de lectura.6
Fuentes
Los números junto a cada párrafo y a cada respuesta remiten a estas fuentes.
- Artículo 291 del Código General del Proceso (Ley 1564 de 2012): práctica de la notificación personal (secretariasenado.gov.co, otro sitio)
- Artículo 6 de la Ley 2213 de 2022: demanda (secretariasenado.gov.co, otro sitio)
- Artículo 292 del Código General del Proceso (Ley 1564 de 2012): notificación por aviso (secretariasenado.gov.co, otro sitio)
- STC16733-2022
- STC8435-2023
- Estados y evidencia
- Verificar una constancia
- Aportar la constancia con el memorial
Resumen informativo, no es asesoría jurídica. La validez de cada notificación la determina el juez del proceso.
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