Enviar fuera del horario de los despachos

Notificado envía a cualquier hora y en cualquier día. Cuando usted confirma un envío después del horario de referencia de los despachos, o en un día que no es hábil, el asistente Notificar le muestra dos fechas en lugar de una. Esta guía explica qué son, qué puede elegir y qué queda registrado.

Lo que muestra el asistente

En el último paso, Revisión y envío, el asistente dice primero un hecho: «Si confirma ahora, el mensaje sale hoy, [fecha], a las [hora] (hora de Colombia)».

Si esa hora es posterior al horario de referencia, o si hoy no es día hábil, muestra además dos fechas:

• Contada desde el envío. La fecha en que la notificación se entendería realizada si los dos días hábiles se cuentan desde el día en que el mensaje sale. Es la lectura que Notificado usa en Plazos, en el memorial y en el calendario.
• Si el despacho cuenta el envío desde el día hábil siguiente. La misma cuenta, empezando un día hábil después. La llamamos lectura conservadora.

Dentro del horario de referencia, en un día hábil, las dos lecturas coinciden y el asistente muestra una sola.

De dónde salen las dos fechas

El horario de referencia es de 8:00 a. m. a 4:00 p. m., hora de Colombia, en días hábiles: los que no son sábado, domingo, festivo ni día de cierre del despacho (vacancia judicial, Semana Santa y los cierres que usted registre en Plazos). Está versionado (co-2026.1), igual que el calendario de festivos, para que cualquiera pueda repetir la cuenta.

Ese horario es una referencia nuestra para leer las fechas con un criterio más cauteloso. No es una regla legal. Los despachos del país no cierran todos a la misma hora; tomamos la hora de cierre más temprana que encontramos, de modo que un envío que esta lectura considera dentro del horario lo está en cualquier distrito.

Qué día cuenta como «el envío» cuando el mensaje sale después del cierre del despacho es una cuestión que no está resuelta de manera uniforme, y la decide el juez de cada proceso. Por eso Notificado no elige por usted: le muestra las dos fechas y no afirma que una hora esté permitida o no.

Programar el envío

Cuando su cuenta tiene disponible la programación y las dos fechas difieren, el asistente ofrece dos acciones:

• Enviar ahora. El envío comienza de inmediato, como siempre.
• Programar para el [fecha] a las 8:00 a. m. El envío comienza en la próxima apertura de un día hábil.

Cada una pide confirmación antes de actuar. Si programa:

• Ahora no se envía nada. El mensaje no se entiende enviado hasta que sale: los términos se cuentan desde esa fecha.
• Los créditos se descuentan cuando el mensaje sale, no al programar.
• El contenido queda fijo. El asunto, el texto, los destinatarios y los archivos no cambian mientras la notificación está programada. Para editarla, cancele la programación.
• El proceso no se puede archivar mientras tenga un envío programado.

La programación es solo para la próxima apertura de un día hábil; no se elige una hora libre. Si esa apertura está a varios días (por ejemplo, durante la vacancia judicial), el asistente le dice cuántos antes de que elija.

Lo que programar no hace

• No adelanta ninguna fecha. El mensaje sale después, y la cuenta empieza ese día.
• No garantiza cómo contará el despacho. Las fechas siguen siendo una estimación.
• No detiene otros plazos. Si corre un plazo para notificar, esperar consume días de ese plazo.

Cancelar o enviar antes

Abra la notificación en Notificaciones. Mientras está programada, la página dice para cuándo y que aún no se ha enviado, y ofrece:

• Cancelar programación. La notificación vuelve a borrador y no se envía nada. Puede hacerlo cualquier abogado de la cuenta que pueda enviar.
• Enviar ahora. El envío comienza de inmediato, sin esperar a la hora programada. Solo puede hacerlo quien programó el envío, porque el juramento sobre cada dirección es suyo. Otro abogado puede cancelar la programación y enviarla bajo su propio juramento.

Las dos acciones están disponibles hasta que comienza el envío. Cuando comienza, el mensaje se congela, se sella en el tiempo y se entrega al transporte de correo; la página dice Preparada y luego Enviando mientras eso ocurre y Enviada solo cuando el envío quedó registrado. La página se actualiza sola cuando el estado cambia.

Si a la hora programada el envío no puede salir

A la hora programada, el envío pasa por las mismas verificaciones que un envío inmediato: créditos suficientes, cuenta sin suspensión, proceso sin archivar, y que quien lo programó siga pudiendo enviar por la cuenta. Si alguna falla, no se envía nada ni se descuentan créditos: la notificación vuelve a borrador, su página dice el motivo y escribimos una vez por correo a quien lo programó (o a los propietarios de la cuenta, si esa persona ya no puede enviar por ella).

Lo que registra la evidencia

Un envío programado deja tres hechos en la cadena de eventos: la programación (quién la confirmó, cuándo y para cuándo, con el horario de referencia y el calendario usados), su cancelación, si la hubo, y la liberación para el envío. La liberación no es el envío: el envío a cada destinatario es el que registra su evento de transporte, y la entrega, el que registra la respuesta del servidor de destino. La constancia los muestra en un bloque «Programación del envío». Mientras estuvo programada, el mensaje no se congeló, no se selló en el tiempo ni se entregó al transporte de correo: todo eso ocurre cuando sale.

Un envío que nunca fue programado no añade nada a su constancia, cualquiera que sea la hora en que salió. La constancia registra hechos y no imprime ninguna fecha de efecto legal. El detalle está en el método de evidencia.

Aprobaciones y agentes

Quien solicita un envío sin poder enviarlo (un dependiente, o un agente por la API o por MCP) puede proponer que salga ahora o en la próxima apertura. La propuesta llega preseleccionada a Aprobaciones o a la página de confirmación, y el abogado que aprueba o confirma puede cambiarla. Ninguna propuesta envía ni programa nada.

Dónde más aparece la lectura conservadora

• En Plazos y en la página del proceso, junto a la fecha en que la notificación se entiende surtida, como «Lectura conservadora: [fecha]»; al abrirla se lee también el vencimiento que resultaría.
• En la página de la notificación, una vez enviada, con las dos lecturas por destinatario.
• En la exportación a Excel, como una columna «Lectura conservadora», y en el calendario de plazos, como un dato adicional de cada evento. El evento y su texto siguen en la fecha contada desde el envío.

El memorial y el correo de recordatorio de vencimientos indican la fecha contada desde el envío.