Enviar una notificación del art. 8

El artículo 8 de la Ley 2213 de 2022 permite notificar personalmente por mensaje de datos. Notificado, correo verificado y seguro, con comprobante de entrega, arma ese mensaje, lo congela antes de enviarlo y registra su entrega. La Corte Suprema de Justicia ha señalado que el recibo se prueba con libertad probatoria (CSJ STC16733-2022 y STC8435-2023), y la validez de cada notificación la determina el juez del proceso. Esta guía sigue el asistente Notificar de un proceso.

Antes de empezar

• Su verificación de abogado está aprobada (Cuenta → Verificación). Si no lo está, o si usted es dependiente, prepare la notificación igual y al final elija Solicitar aprobación: un abogado verificado de la firma la revisa en Aprobaciones, jura cada dirección y la envía en su propio nombre. Si en la firma aún no hay un abogado verificado, un abogado o el propietario se verifica y la envía en persona; un dependiente espera a que alguno se verifique, o retira la solicitud.
• El proceso existe en Procesos, con su radicado de 23 dígitos.
• Tiene los documentos en PDF, PNG o JPEG, y en total no pasan de 6 MB. Si pesan más, comprima los PDF, repártalos en más de una notificación o, si el asistente se lo ofrece, envíe el archivo por enlace de descarga (vea Límites).
• Tiene al menos un crédito por destinatario, y créditos pagados para los archivos por enlace, si los usa. El asistente muestra su saldo de créditos mientras prepara el envío (vea Límites).

1. La providencia

Indique qué providencia notifica (por ejemplo, auto admisorio de la demanda) y su fecha. Puede añadir el término en días hábiles y un mensaje propio de hasta 5.000 caracteres. El texto del mensaje sale de la plantilla del art. 8; lo verá completo antes de enviar.

2. Los documentos

Cargue el auto admisorio, la demanda, los anexos o la subsanación. Cada archivo se sube directamente al almacenamiento y, al confirmarlo, calculamos su huella SHA-256 sobre los bytes que quedaron guardados. Esa huella es la que aparece en la constancia.

Un archivo que no cabe como adjunto

Si elige un archivo que haría pasar el total de 6 MB, o que no es PDF, PNG ni JPEG (un video de la audiencia, un audio, un expediente en ZIP), el asistente le ofrece enviarlo por enlace de descarga cuando la opción está disponible para su firma:

1. El asistente le dice qué significa (el destinatario lo descarga desde un enlace individual en el mensaje, el archivo no va adjunto y su SHA-256 queda registrado) y cuántos créditos adicionales cuesta por destinatario: uno por cada 10 MB o fracción.
2. El archivo se carga desde su navegador. Verá cuánto se ha enviado y puede cancelar; no cierre la página hasta que termine. Un archivo puede pesar hasta 2 GB.
3. El archivo se analiza en busca de software malicioso. Uno grande puede tardar varios minutos. Si queda limpio, se agrega al borrador marcado Por enlace de descarga; si se rechaza, el asistente le dice por qué.

Necesita un medio de pago registrado en Facturación y créditos pagados: los créditos de prueba pagan la notificación, no los archivos. Los archivos que su firma ya cargó y no ha enviado aparecen en el mismo paso, para agregarlos sin subirlos de nuevo; se eliminan a los 30 días si no se envían.

3. Los destinatarios y el juramento

Por cada destinatario escriba su nombre y su correo, e indique cómo obtuvo la dirección: comunicaciones previas, Cámara de Comercio, RUT, contrato, sitio web oficial u otra fuente. Cargue la prueba de esa fuente y haga la manifestación bajo juramento que exige el art. 8.

Puede guardar la dirección en la libreta del proceso, para la parte a la que pertenece. La próxima vez el asistente la ofrece ya llena, pero sin jurar: el juramento se hace de nuevo en cada envío. Las direcciones guardadas de todos los procesos se revisan, corrigen o quitan en Cuenta → Libreta de direcciones.

4. Revise y envíe

La vista previa muestra el texto exacto que recibirá cada destinatario, los adjuntos y los destinatarios. El correo lleva además, arriba, su membrete (su nombre, su tarjeta profesional y su correo del SIRNA) y, abajo, el pie de Notificado: que el mensaje se envió a través de Notificado en su nombre, el número de la notificación y cómo verificarla. Vea Desde qué dirección sale su notificación. Al enviar:

1. Se consume un crédito por destinatario, más los créditos de los archivos por enlace de descarga, si los hay. El paso de revisión muestra la cuenta completa y el tamaño de cada archivo en bytes, el mismo que imprime el mensaje.
2. El mensaje (.eml) y cada adjunto se congelan, se calculan sus huellas y se sellan en el tiempo con al menos dos autoridades RFC 3161 independientes.
3. El mensaje sale firmado con DKIM desde nuestro dominio.

Un archivo por enlace queda bloqueado como evidencia al congelar el mensaje: se conserva 10 años desde el envío y después se elimina, previo aviso a la firma; su SHA-256 permanece en la constancia.

Una vez congelada, la notificación no se puede editar ni reenviar. El .eml sellado se conserva sin modificaciones y es lo que entregamos al proveedor de correo. El destinatario recibe el mismo texto y los mismos adjuntos, con el mismo Message-ID; la huella SHA-256 de cada adjunto está en la constancia. En el tránsito, el proveedor puede recodificar el mensaje y poner sus propios encabezados, entre ellos la fecha.

Si un asistente la preparó

Cuando un agente conectado por MCP pide el envío, la notificación no sale: queda esperando su confirmación en el panel durante 24 horas. Usted revisa destinatarios, adjuntos, archivos por enlace y el costo, y confirma; solo entonces se consumen los créditos y se congela el mensaje.

Después del envío

Siga la entrega en Notificaciones y lea Estados y evidencia. La validez de la notificación y el cómputo de términos los decide el juez del proceso.

Después del primer envío los datos del proceso hacen parte de la evidencia y no se pueden editar. Si hay un error, por ejemplo un dígito del radicado, abra el proceso y elija Archivar y crear el proceso corregido: el formulario se abre con los datos y las partes del anterior, y al crearlo el anterior se archiva con sus notificaciones y su evidencia intactas. Los dos quedan enlazados («Corrige a» / «Corregido por»).