Enviar un correo con constancia (sin proceso)

Enviar correo es la forma más corta de mandar un mensaje con constancia de entrega: usted escribe el correo como en su buzón, sin crear un proceso, y al enviarlo recibe la misma evidencia que una notificación (el mensaje congelado, los sellos de tiempo, la cadena de eventos, la constancia firmada y el paquete para el perito).

Úselo para un requerimiento, una carta de cobro, un aviso sobre un contrato o cualquier mensaje cuya entrega quiera poder demostrar. Para la notificación personal del artículo 8 de la Ley 2213 de 2022 use el asistente Notificar del proceso: vea Enviar una notificación del art. 8.

Antes de empezar

• Abra Enviar correo: es el primer enlace del menú lateral y el botón principal del Panel. La dirección es /enviar.
• Para enviarlo en su nombre necesita su verificación de abogado aprobada (Cuenta → Verificación). Mientras no lo esté, puede escribir el correo igual: la página le dice qué falta y el botón final es Solicitar aprobación. Un abogado verificado de la firma lo revisa en Aprobaciones, presta el juramento y lo envía en su propio nombre; nada sale ni se cobra antes. Si hoy nadie en la firma puede aprobarlo, la página se lo dice: verifíquese para enviarlo usted. Un dependiente siempre termina en Solicitar aprobación.
• Tenga al menos un crédito por destinatario. La página muestra el costo del envío y su saldo antes del botón.

1. Para

Escriba el correo y el nombre de cada destinatario. El nombre aparece así en la constancia. Con Agregar otro destinatario suma más; cada uno recibe su propio mensaje (con adjuntos, también su propio enlace de descarga) y cuesta un crédito.

2. Asunto y mensaje

Escriba el asunto y el mensaje. El destinatario los recibe tal como los escribe. No use campos entre llaves como {radicado} o {juzgado}: se llenan con los datos de un proceso, y este correo no tiene proceso. Si escribe uno, la página le pide escribir el texto en su lugar.

3. Adjuntos (opcional)

Con Adjuntar un archivo agregue documentos en PDF, PNG o JPG, hasta 6 MB en total. Escriba primero el asunto y el mensaje: con ellos se guarda el borrador al que se adjunta el archivo. Desde ese momento el borrador aparece en Notificaciones y puede retomarlo desde allí, o descartarlo.

Al confirmar cada archivo calculamos su huella SHA-256 sobre los bytes guardados; esa huella aparece en la constancia. Los archivos que no caben como adjunto se envían desde una notificación de un proceso (vea Límites).

4. Antes de enviar

Por cada destinatario la página pregunta ¿Cómo obtuvo este correo?:

1. Elija de dónde viene la dirección: la persona le ha escrito desde ese correo, aparece en la Cámara de Comercio, en el RUT, en un contrato o documento firmado, en su sitio web oficial, u otro origen.
2. Escriba en una línea dónde exactamente, por ejemplo «me escribió desde ahí el 3 de marzo de 2026».
3. Adjunte una prueba de la dirección (una captura de un correo recibido, el RUT, el registro de la Cámara de Comercio) o, si no la tiene, diga por qué, por ejemplo «la persona me lo dio por teléfono».
4. Marque la declaración bajo juramento de que ese es el correo que usa la persona y que lo obtuvo como indicó.

Con Ver el texto exacto que queda registrado puede leer la declaración completa. Se registra en español, con su versión, la fecha y hora y su dirección IP, y aparece en la constancia. Es una declaración propia de este tipo de correo: no cita el artículo 8 de la Ley 2213 de 2022.

5. Envíe

Revise el costo (un crédito por destinatario) y su saldo, y elija Enviar correo. Al enviar:

1. Se descuentan los créditos.
2. El mensaje y cada adjunto se congelan, se calculan sus huellas y se sellan en el tiempo con al menos dos autoridades RFC 3161 independientes.
3. El mensaje sale firmado con DKIM desde nuestro dominio. Vea Desde qué dirección sale su notificación.

Una vez enviado no se puede editar ni deshacer. La página lo lleva a la página del correo en Notificaciones, donde sigue la entrega de cada destinatario.

Qué recibe

Cuando el servidor de correo de cada destinatario acepta el mensaje se emite la constancia de entrega, firmada electrónicamente y con un código de verificación. En lugar del bloque del proceso (juzgado, radicado, partes) dice Tipo de envío: Correo con constancia de entrega, sin proceso judicial asociado, y su marco legal es el del mensaje de datos de la Ley 527 de 1999. Lea Estados y evidencia para saber qué prueba cada evento, y Verificar una constancia para comprobarla.

Lo que este correo no hace

• No es una notificación del artículo 8: no lleva sus manifestaciones ni se cuenta un término. No aparece en Plazos.
• No genera un memorial al juzgado ni admite registrar la decisión de un juzgado, porque no tiene radicado.
• Si después necesita notificar dentro de un proceso, regístrelo en Procesos y use Notificar. Desde el formulario de un proceso nuevo, el enlace ¿No tiene un proceso? lo trae a esta página.